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5 Herausforderungen in der Medikamentenlogistik in Krankenhäusern – und wie man sie löst
Die Medikamentenlogistik in einem Krankenhaus ist ein komplexer Prozess, der die Bestellung, Lagerung, Ausgabe und Dokumentation tausender Präparate mit unterschiedlichem Status und Applikationsarten umfasst. Von der Effizienz dieses Systems hängen sowohl die Patientensicherheit als auch die Arbeitsabläufe des Personals und die Betriebskosten der Einrichtung ab. In der Praxis kämpfen jedoch viele Krankenhäuser mit wiederkehrenden Problemen, die den reibungslosen Betrieb beeinträchtigen und das Fehlerrisiko erhöhen.
Laut Daten der Weltgesundheitsorganisation (WHO) erleidet fast jeder zehnte stationäre Patient einen medikationsbedingten Fehler, und etwa die Hälfte dieser Ereignisse könnte durch bessere Logistikprozesse und digitale Kontrollinstrumente vermieden werden (WHO, Global Patient Safety Challenge on Medication Safety, 2017).
Im Folgenden finden Sie fünf der häufigsten Herausforderungen in der Medikamentenlogistik von Krankenhäusern sowie bewährte Lösungsansätze, mit denen sie effektiv bewältigt werden können.
1. Engpässe und Lieferverzögerungen
Eines der häufigsten Probleme in der Krankenhausmedikamentenlogistik sind unerwartete Lagerengpässe. Sie sind oft das Ergebnis fehlender aktueller Verbrauchsdaten oder von Verzögerungen im Beschaffungsprozess. Die Folge können Therapieunterbrechungen, der Zwang zum Austausch von Medikamenten oder ein erhöhter Druck auf das Personal sein, das im Notfallmodus reagieren muss.
Forschungen, die im „American Journal of Health-System Pharmacy“ veröffentlicht wurden, zeigen, dass Medikamentenengpässe in einem gegebenen Jahr bis zu 70 % der Krankenhäuser betreffen können, was zu steigenden Kosten und einem erhöhten Risiko therapeutischer Fehler führt (Fox et al., AJHP, 2019; DOI: 10.1093/ajhp/zxz113).
Lösung:
- Implementierung von Systemen, die den Verbrauch in Echtzeit überwachen und den Bedarf automatisch generieren.
- Festlegung von Mindestsicherheitsbeständen und Warnschwellen.
- Verbesserte Kommunikation zwischen den Abteilungen und der Krankenhausapotheke.
So hilft UnitBox:
Die automatisierten Medikamentenschränke von UnitBox überwachen kontinuierlich die verfügbaren Medikamentenbestände. Wenn sich die Bestände dem Mindestniveau nähern, erzeugt das System automatisch eine Benachrichtigung oder eine Nachbestellung. So werden Engpässe und Lieferverzögerungen zuverlässig vermieden.
2. Verschwendung und abgelaufene Medikamente
Viele Arzneimittel haben kurze Haltbarkeitsdaten. Werden sie nicht korrekt nach dem FIFO-Prinzip rotiert, kommt es leicht zu Verschwendung und finanziellen Verlusten. Manuelle Systeme liefern häufig keine ausreichenden Informationen darüber, welche Chargen zuerst verwendet werden sollten.
Laut Daten aus dem „Journal of Pharmaceutical Policy and Practice“ verfallen in Krankenhäusern im Durchschnitt 3–10 % der Medikamentenbestände aufgrund fehlender Systeme zur Überwachung der Lagerumschlagshäufigkeit (Vogler et al., JPPP, 2021).
Lösung:
- Einführung einer automatischen Bestandsrotation nach dem Prinzip „First Expiring, First Out“.
- Regelmäßige Berichte über Medikamente, deren Verfallsdatum sich nähert.
- Enge Zusammenarbeit zwischen der Apotheke und den Stationen im Bereich der Versorgungsplanung.
So hilft UnitBox:
UnitBox erfasst Medikamentenchargen inklusive Verfallsdatum und kennzeichnet automatisch jene, die mit Priorität verwendet werden müssen. Dadurch lassen sich Verluste reduzieren und die Effizienz der Bestandsnutzung deutlich steigern.
3. Diebstahl und fehlende Bestände
Unbefugter Zugriff auf Medikamente – insbesondere auf kontrollierte Arzneimittel – stellt in vielen Einrichtungen ein ernsthaftes Sicherheitsrisiko dar. Manuelle Protokollierung und fehlende Audit-Trails begünstigen Missbrauch.
Laut einem Bericht des ISMP (Institute for Safe Medication Practices, 2020) ist das Fehlen einer elektronischen Überwachung kontrollierter Medikamente einer der Hauptfaktoren, die Missbrauch und Diebstahl in Gesundheitseinrichtungen begünstigen.
Lösung:
- Einführung von Zugriffsberechtigungssystemen und vollständiger Protokollierung jeder einzelnen Aktion.
- Regelmäßige Kontrollen und Bestandsaudits.
- Begrenzung der Anzahl der Personen mit Zugriff auf kontrollierte Medikamente.
So hilft UnitBox:
Jede Entnahme aus UnitBox erfordert eine Benutzerauthentifizierung (z. B. per Karte oder Fingerabdruck). Sämtliche Vorgänge werden im System gespeichert, wodurch eine vollständige Zugriffshistorie entsteht und Unregelmäßigkeiten schnell erkannt werden können.
4. Manuelle Überwachung und Dokumentationsfehler
Papierbasierte Aufzeichnungen und manuelle Dateneingaben sind eine häufige Quelle zahlreicher Fehler: falsche Mengenangaben, fehlerhafte Unterschriften oder unvollständige Berichte. In der Folge wird die Analyse des Verbrauchs sowie die zuverlässige Bestandsplanung erheblich erschwert.
Lösung:
- Digitalisierung der Prozesse und automatische Erfassung aller Vorgänge im System.
- Datenintegration zwischen der Apotheke und den Stationen.
- Einführung einfacher, übersichtlicher Berichte für das Personal.
So hilft UnitBox:
Das System erfasst automatisch jede Entnahme, Rückgabe und Nachfüllung von Medikamenten, sodass die Dokumentation stets aktuell und fehlerfrei ist. Die Daten können jederzeit analysiert und in Berichte exportiert werden.
5. Integration mit Krankenhaussystemen
Ein modernes Krankenhaus nutzt viele Systeme – von der Apotheke bis zur elektronischen Patientenakte (EHR). Fehlende Integration zwischen diesen Systemen führt zu doppelter Datenerfassung und erschwert ein effizientes Medikamentenmanagement erheblich.
Lösung:
- Wählen Sie Lösungen mit offenen Schnittstellen (APIs) und etablierten Kommunikationsstandards (z. B. HL7, FHIR).
- Planen Sie die Integration bereits in der Implementierungsphase und nicht erst nachträglich.
- Vereinheitlichen Sie Arzneimittelkennzeichnungen und Maßeinheiten über alle Systeme hinweg.
So hilft UnitBox:
UnitBox lässt sich in Apotheken- und Krankenhaussysteme integrieren und ermöglicht den automatischen Datentransfer von Beständen, Bestellungen und Ausgaben. Dadurch wird die Konsistenz der Informationen sichergestellt und die manuelle Datenerfassung vollständig eliminiert.
Fazit
Die Medikamentenlogistik in einem Krankenhaus ist ein hochkomplexer Prozess, kann jedoch dank moderner Technologien effektiv gesteuert werden. Automatisierte Stationsapothekensysteme wie UnitBox helfen dabei, Fehler, Verluste und Verzögerungen zu reduzieren und gleichzeitig eine vollständige Kontrolle über den Medikamentenfluss zu gewährleisten.
Laut einer im Fachjournal „BMJ Open Quality“ veröffentlichten Studie können digitale Medikamentenmanagementsysteme – einschließlich automatisierter Ausgabesysteme – logistische und administrative Fehler um bis zu 50–60 % reduzieren (Trivedi et al., BMJ Open Quality, 2022).
Dabei geht es nicht nur um die Entlastung des Personals, sondern vor allem um die Erhöhung der Patientensicherheit.
Nächste Schritte
Fragen Sie sich, welche Prozesse in Ihrem Krankenhaus zuerst automatisiert werden können? Kontaktieren Sie das UnitBox-Team – wir erstellen für Sie eine individuelle Bedarfsanalyse und ein Implementierungskonzept, das auf die Besonderheiten Ihrer Einrichtung zugeschnitten ist. Sicherheit und Effizienz beginnen mit guter Organisation – und die UnitBox-Technologie kann Sie dabei unterstützen.
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