5 wyzwań w logistyce leków w szpitalach i jak je rozwiązać

1. Braki magazynowe i opóźnienia w dostawach

Jednym z najczęstszych problemów w szpitalnej logistyce leków są niespodziewane braki magazynowe. Często wynikają one z deficytu bieżących danych o zużyciu lub z opóźnień w procesie zamówień. Konsekwencją mogą być przerwy w terapii, konieczność zastępowania leków innymi lub presja na personel, który musi reagować w trybie awaryjnym.

Badania opublikowane w „American Journal of Health-System Pharmacy” wskazują, że niedobory leków mogą dotyczyć nawet 70% szpitali w danym roku, powodując wzrost kosztów i zwiększone ryzyko błędów terapeutycznych (Fox et al., AJHP, 2019; DOI: 10.1093/ajhp/zxz113).

Rozwiązanie:

• Wdrożenie systemów, które monitorują zużycie w czasie rzeczywistym i automatycznie generują zapotrzebowania.
  
  
• Utrzymywanie minimalnych stanów bezpieczeństwa i progów ostrzegawczych.
  
  
• Lepsza komunikacja między oddziałami a apteką szpitalną.
  

Jak pomaga UnitBox:Automatyczne apteczki oddziałowe UnitBox stale monitorują ilość dostępnych leków. Gdy zapasy zbliżają się do minimum, system generuje powiadomienie lub zamówienie uzupełniające, co pozwala uniknąć braków i opóźnień.

2. Marnotrawstwo i przeterminowane leki

Wiele leków ma krótkie terminy ważności. Gdy nie są właściwie rotowane, łatwo dochodzi do marnotrawstwa i strat finansowych. W manualnych systemach często brakuje informacji, które partie należy zużyć w pierwszej kolejności.

Według danych z „Journal of Pharmaceutical Policy and Practice”, średnio 3–10% zapasów leków w szpitalach ulega przeterminowaniu z powodu braku systemów monitorujących rotację zapasów (Vogler et al., JPPP, 2021).

Rozwiązanie:

• Wprowadzenie automatycznej rotacji zapasów według zasady „first expiring, first out”.
  
  
• Regularne raporty o lekach zbliżających się do końca terminu ważności.
  
  
• Ścisła współpraca między apteką a oddziałami w zakresie planowania dostaw.
  

Jak pomaga UnitBox:
UnitBox śledzi partie leków wraz z datami ważności i automatycznie oznacza te, które wymagają pierwszeństwa użycia. To pozwala ograniczyć straty i zwiększyć efektywność wykorzystania zapasów.

3. Kradzieże i brakujące zapasy

Nieuprawniony dostęp do leków – zwłaszcza kontrolowanych – stanowi poważny problem bezpieczeństwa w wielu placówkach. Ręczne ewidencjonowanie i brak ścieżek audytu sprzyjają nadużyciom.

Z raportu ISMP (Institute for Safe Medication Practices, 2020) wynika, że brak elektronicznego nadzoru nad lekami kontrolowanymi jest jednym z głównych czynników sprzyjających nadużyciom i kradzieżom w placówkach ochrony zdrowia.

Rozwiązanie:

• Wprowadzenie systemów autoryzacji dostępu i pełnej rejestracji każdej operacji.
  
  
• Regularne kontrole i audyty stanów magazynowych.
  
  
• Ograniczenie liczby osób mających dostęp do leków kontrolowanych.
  

Jak pomaga UnitBox:
Każde pobranie z apteczki UnitBox wymaga autoryzacji użytkownika (np. za pomocą karty). Wszystkie operacje są zapisywane w systemie, co tworzy pełną historię dostępu i pozwala szybko wykryć nieprawidłowości.

4. Ręczne monitorowanie i błędy w dokumentacji

Papierowa ewidencja i ręczne wpisywanie danych to źródło licznych błędów: pomyłek w ilościach, błędnych podpisów czy niekompletnych raportów. W efekcie trudno jest analizować zużycie i planować zapasy.

Rozwiązanie:

• Cyfryzacja procesów i automatyczne rejestrowanie operacji w systemie.
  
• Integracja danych pomiędzy apteką a oddziałami.
  
• Wprowadzenie prostych, czytelnych raportów dla personelu.
  

Jak pomaga UnitBox:
System automatycznie rejestruje każde pobranie, zwrot i uzupełnienie leku, dzięki czemu dokumentacja jest zawsze aktualna i wolna od błędów. Dane można w dowolnym momencie analizować i eksportować do raportów.

5. Integracja z systemami szpitalnymi

Nowoczesny szpital korzysta z wielu systemów – od aptecznych po elektroniczną dokumentację medyczną (EHR). Brak integracji między nimi prowadzi do duplikacji danych i utrudnia efektywne zarządzanie lekami.

Rozwiązanie:

• Wybierać rozwiązania, które posiadają otwarte interfejsy (API) i standardy komunikacji (np. HL7, FHIR).
  
• Planować integrację już na etapie wdrożenia, a nie po fakcie.
  
• Ujednolicić identyfikatory leków i jednostki miary między systemami.
  

Jak pomaga UnitBox:
UnitBox integruje się z systemami aptecznymi i szpitalnymi, co umożliwia automatyczne przesyłanie danych o zapasach, zleceniach i wydaniach. To zapewnia spójność informacji i eliminuje potrzebę ręcznego przepisywania danych.

Wnioski

Logistyka leków w szpitalu to proces o wysokim stopniu złożoności, ale dzięki nowoczesnym technologiom można nim skutecznie zarządzać. Automatyczne apteczki oddziałowe, takie jak UnitBox, pomagają ograniczyć błędy, straty i opóźnienia, zapewniając jednocześnie pełną kontrolę nad obiegiem leków.

Zgodnie z badaniami opublikowanymi w „BMJ Open Quality”, cyfrowe systemy zarządzania lekami – w tym automatyczne szafki – mogą zmniejszyć liczbę błędów logistycznych i administracyjnych nawet o 50–60% (Trivedi et al., BMJ Open Quality, 2022).

To nie tylko usprawnienie pracy personelu, ale przede wszystkim zwiększenie bezpieczeństwa pacjentów.

Następne kroki

Zastanawiasz się, które procesy w Twoim szpitalu można zautomatyzować w pierwszej kolejności? Skontaktuj się z zespołem UnitBox, a my przygotujemy analizę potrzeb oraz propozycję wdrożenia dopasowaną do specyfiki Twojej placówki. Bezpieczeństwo i efektywność zaczynają się od dobrej organizacji – a technologia UnitBox może w tym pomóc.

Skontaktuj się z UnitBox!