Wdrożenie systemu UnitBox

i jego integracja z lokalnym systemem HIS

w SPZZOZ w Kozienicach.

Samodzielny Publiczny Zespół Zakładów Opieki Zdrowotnej w Kozienicach.

Klient

Obniżenie kosztów logistyki leków poprzez wdrożenie systemu do przechowywania
i dystrybucji leków oraz jego integracja z systemem HIS.

Cel

System UnitBox (składający się m.in. z 20 automatycznych apteczek oddziałowych) oraz jego integracja z lokalnym systemem HIS.

Zastosowane rozwiązanie

2023.

Rok wdrożenia

Kwestia zarządzania lekami oraz bezpieczeństwa ich wydawania to wyzwanie na dużą skalę i spory problem w każdej placówce medycznej w kraju i za granicą. Warto zauważyć, że w Polsce nie ma jednolitego raportu dotyczącego błędów medycznych związanych z podawaniem leków, ale badania amerykańskie wskazują, że „[…] błędy związane z lekami występują w przypadku 20% dawek przeznaczonych dla hospitalizowanych pacjentów. Aż 38% błędów w farmakoterapii dotyczy niewłaściwego podania leku. Szacuje się również, że koszty związane z nakładami na dodatkową opiekę w wyniku popełnionych błędów kształtują się na poziomie 17–29 mld dolarów rocznie”. 1 Biorąc pod uwagę te wskaźniki GIF w raporcie Rozwiązania w zakresie farmacji klinicznej oraz działalności farmaceutów w podmiotach leczniczych wskazał, że „[…] implementacja wszelkich systemów wspomagających gospodarkę magazynową i umożliwiających śledzenie leku oraz kontrolę poprawności podania pacjentowi, a także urządzenia wspomagające sporządzanie produktów leczniczych, zwłaszcza niebezpiecznych, musi stać się dla jednostek medycznych priorytetem.” 2 Cyfryzacja szpitali stała się zatem nie nie tylko trendem, ale także koniecznością.

O kliencie

Wdrożenie było realizowane w Samodzielnym Publicznym Zespole Zakładów Opieki Zdrowotnej (SPZZOZ) w Kozienicach. Placówka została założona w 1981 roku. Początkowo liczyła sześć oddziałów i dysponowała 309 łóżkami. Dziś to jeden z najdynamiczniej działających ośrodków medycznych na Mazowszu, który pod koniec 2023 roku otrzymał tytuł Laureata Polskiej Nagrody Jakości oraz zdobył II miejsce na Mazowszu w plebiscycie medycznym „Hipokrates 2023”, w kategorii „Szpital Roku”. W placówce obecnie funkcjonuje 13 specjalistycznych oddziałów. Roman Wysocki – Dyrektor SPZZOZ w Kozienicach – szukał skutecznych rozwiązań, które zoptymalizują działanie zarządzanej przez niego placówki oraz sprawią, że będzie ona bezpiecznym ośrodkiem leczniczym dla pacjentów i komfortowym miejscem pracy dla personelu medycznego. Jednym z wyzwań wpisanym w tę ogólnoszpitalną strategię było zrewolucjonizowanie gospodarki lekowej. Równie istotnym aspektem stała się konieczność wzięcia na tapet kwestii środków finansowych, przeznaczanych na zabezpieczenie comiesięcznego zatowarowania lekami i drobnym sprzętem medycznym. Te pozycje generowały spore wydatki, a dodatkowo istniał problem w monitorowaniu ważności produktów leczniczych. Nisko rotujące leki przeterminowywały się na niektórych oddziałach, a gdzie indziej rejestrowano ich stały brak (w wyniku powstałych niedoszacowań). Trudniej było także wprowadzać w życie zasadę FIFO – leków ze starszą datą ważności nie wydawano pierwszej kolejności. Placówka w Kozienicach posiadała słabą płynność finansową, dlatego też planowana innowacja miała przynieść placówce wymierne oszczędności finansowe, zauważalne już w pierwszych miesiącach od jej wdrożenia.

Kontekst

Wyzwania

Największym wyzwaniem, a także jednocześnie zagrożeniem dla sukcesu realizowanego projektu okazała się zmiana wieloletnich przyzwyczajeń i nawyków personelu oraz przestawienie się na automatyzację działań, które do tej pory były wykonywane ręcznie i miały dokumentację w wersji papierowej. Pojawiła się potrzeba integracji rozproszonych, indywidualnych apteczek oddziałowych oraz ustandaryzowania procesów związanych z logistyką dotyczącą leków i drobnego sprzętu medycznego. Podczas wdrożenia automatycznych apteczek lekowych napotkaliśmy także kilka większych wyzwań technicznych. Musieliśmy np. dostosować infrastrukturę informatyczną, co wiązało się z okablowaniem całego szpitala, zbudowaniem nowej infrastruktury sieciowej i elektrycznej. Jednym z działań było także przygotowanie środowiska testowego w celu sprawdzenia funkcjonowania systemu przed pełnym wdrożeniem. W związku z realizacją projektu zaistniała również konieczność przeszkolenia blisko 150 osób, które pracowały w różnych godzinach, na 15 oddziałach.

Etapy procesu wdrożeniowego

Droga od analizy po rozpoczęcie pełnowymiarowej pracy.

Wykonanie analizy przedwdrożeniowej i uszczegółowienie procesów.
Dostawa i instalacja klimatyzacji do chłodzenia pomieszczeń szpitala.
Dostawa EDM, instalacja oraz konfiguracja infrastruktury serwerowej.
Budowa i wdrożenie zintegrowanego systemu dystrybucji przechowywania i podawania leków wraz z wyposażeniem apteki centralnej. Dostarczenie, ustawienie oraz włączenie do środowiska IT urządzeń UnitBox.
Szkolenia i instruktaże stanowiskowe połączone z uruchomieniem systemu w jednostkach szpitala.
Rozpoczęcie pełnowymiarowej pracy personelu z urządzeniami i środowiskiem systemu UnitBox.

System UnitBox

Automatyczne apteczki oddziałowe UnitBox to urządzenia, które zastępują klasyczne szafy na leki, ale dodatkowo oferują wiele innych udogodnień, a wszystko zgodnie z obowiązującym prawem i dobrymi praktykami. Co sprawia, że system UniBox jest idealnym rozwiązaniem dla każdego szpitala? Chociażby to, że zlecenia lekarskie są ujęte w elektronicznym systemie z widocznymi, aktualnymi stanami leków, a same leki są przechowywane w specjalnych szufladach lub lodówkach, stwarzających im optymalne warunki. Wszystkie środki lecznicze znajdują się pod pełną kontrolą – apteczki są wyposażone w czytnik kodów i dlatego 100% leków wychodzących z maszyny jest poddawana weryfikacji. Nie ma możliwości pomylenia się i np. wyjęcia leku, który nie jest ujęty w zleceniu lekarskim (poza np. trybem awaryjnym, używanym w szczególnych, jasno określonych przypadkach). Do ważniejszych funkcji należy jeszcze możliwość generowania personalizowanych raportów np. remanentu „na życzenie”.